Informationen zum Email-Verkehr mit der Geologischen Bundesanstalt

GEOLOGISCHE BUNDESANSTALT

Neulinggasse 38

1030 Wien Österreich

Tel.: +43-1-712 56 74-0 Fax: +43-1-712 56 74-56

Einleitung
Schutzmaßnahmen gibt es ?
Weitere Hinweise

Einleitung

Durch die starke Zunahme von Virenattacken sowie von unerwünschten Massenmails (SPAM) ist es unumgänglich, dass Emails, die von Externen an die Geologische Bundesanstalt (GBA) gesandt werden, durch technische Maßnahmen auf ihre Zulässigkeit und Plausibilität überprüft werden und gegebenenfalls die Zustellung verweigert wird.

Um den einwandfreien Mailverkehr mit der GBA auch weiterhin zu gewährleisten, haben wir einige Informationen für Sie zusammengestellt.

Hinweis: Die weiter unten angeführten Einschränkungen gelten beim Empfang von externen Emails.

Welche Schutzmaßnahmen gibt es ?

Es gibt sowohl Maßnahmen für die Mail selbst, als auch für eventuell beigefügte Anhänge. Alle Regelungen basieren auf normierten Empfehlungen. Wie andere "Normen" des Internets auch, sind die Standards für E-Mails in sogenannten "Request for Comments" (RFC) festgeschrieben. Die RFCs können beispielsweise bei der "The Internet Engineering Task Force" (IETF) abgerufen werden.

Reverse Lookup

So wie Briefe mit anonymen Absender nicht angenommen werden, akzeptiert auch der Mailserver der GBA nur Mails von absendenden Mailservern, deren IP-Adresse auch ein Name zugewiesen ist. Dies heißt in der EDV-Sprache „Reverse Lookup“ beziehungsweise „PTR-Record-Eintrag“. Fehlt dieser Eintrag im DNS des Senders, kann der Mailserver der GBA nicht erkennen, dass die Email von einem offiziell registrierten Server kommt und verweigert die Annahme. Der Absender erhält eine Fehlermeldung, deren Text je nach verwendeter Mailsoftware unterschiedlich ist. Auch die Zeitspanne, wann die Fehlermeldung zurückkommt, variiert je nach Absender und kann auch einige Tage betragen.

Sind Sie als Absender/in einer Mail davon betroffen, so nehmen Sie bitte Kontakt mit Ihre/r/m zuständigen EDV-Betreuer/in auf und zeigen ihr/ihm diese Information. Sie/Er sollte dann sicherstellen, dass der fehlende DNS Eintrag von Ihrem Internetprovider vorgenommen wird (Information dazu finden sie im RFC 1912, Abschnitt 2.1).

SPAM
Spam im weiteren Sinn ist eine Sammelbezeichnung für unerwünschte, belästigende Nachrichten in Form von E-Mail und beeinträchtigt die Kommunikation.

An der GBA ist ein Spamfilterprogramm im Einsatz. Mails, die als Spam erkannt werden, werden ersatzlos gelöscht; es erfolgt aus Sicherheitsgründen weder ein Eintrag in Protokolldateien noch eine Benachrichtigung des Empfängers.

False positive
Unter sehr seltenen Umständen kann es vorkommen, dass eine legitime, gültige Email fälschlich als SPAM-Mail klassifiziert und daher abgewiesen wird.

Dateianlagen
Dateianlagen, die potenziell gefährliche Programme (Viren) enthalten können, werden aus Sicherheitsgründen gesperrt, wobei die Sperre ausschließlich aufgrund der Dateiendung erfolgt.

Weiters werden Dateianlagen, die verschlüsselte Archive (*.zip, *.rar) beinhalten, aus der Email entfernt.

Virencheck

Alle einlangenden Emails sowie alle beigefügten Dateianlagen werden von verschiedenen Scannern auf Viren untersucht. Wird dabei ein Virus gefunden, so wird dieser automatisch entfernt.

Limitierungen

Es werden nur externe Emails akzeptiert, deren Größe (inklusive Anlagen) 20 MegaByte nicht überschreiten.

Weitere Hinweise

Da der/die EmpfängerIn Ihrer Mail keinen Zweifel an der Richtigkeit und Echtheit Ihrer Mail haben sollte, empfiehlt es sich, Ihre Mail wie folgt zu gestalten:

• Halten Sie die oben angeführten Einschränkungen ein.
  
• Verwenden Sie einen sinnvollen und aussagekräftigen Betreff.
  
• Schreiben Sie den Inhalt Ihrer Mail direkt in den Mailtext.
  Eigene Programme wie WinWord zur Mailerstellung verwenden Sie nur dann, wenn es sich um ein Schriftstück handelt, das bereits in dieser Form vorliegt oder so weiterbehandelt werden soll.
  Lassen Sie den Mailtext auch in diesem Fall nicht leer, sondern geben Sie zumindest einen Hinweis auf den Inhalt.
  
• Das Versenden von Scherzprogrammen ist nicht zielführend und verunsichert den/die EmpfängerIn.
  
• Wir ersuchen Sie, Kettenbriefe jeder Art nicht weiter zu versenden, sondern zu löschen.

Gefälschte Absenderangaben

Bitte beachten Sie, dass sehr viele Computer-Viren (Würmer), die sich selbst mittels E-Mail verbreiten, falsche Absenderadressen im Feld Von: (From:) eingetragen haben. Unter Umständen erhalten Sie daher Antworten auf Emails, die sie nie geschrieben haben. Die meisten E-Mail-Clients (zum Beispiel MS-Outlook oder Netscape) bieten eine Möglichkeit, sich die Kopfzeilen der erhaltenen E-Mails anzusehen und so den tatsächlichen Absender herauszufinden.

Die GBA behält sich vor die Informationen zum Email-Verkehr mit der Geologischen Bundesanstalt kurzfristig und ohne Vorankündigung zu ändern.

Stand vom 28. Dezember 2005